Antes de mais nada, é importante lembrar que trabalho remoto é o modelo do momento. Com seu surgimento, comunicar-se online com eficácia é uma habilidade que vem sendo altamente desejável. Mesmo em um mundo com conexão de alta velocidade, o modelo online ainda abre espaço para muitas falhas de comunicação.

ainda abre espaço para muitas falhas de comunicação.

Ao conversar à distância e de maneira virtual, erradicamos boa parte dos sinais não-verbais. Isso faz com que as nuances de comunicação se tornem mais difíceis de entender. É um desafio colocar o trabalho remoto no mesmo nível de eficácia de um ambiente presencial.

Aqui na Innovster, apostamos todas as nossas fichas em métodos que possam tirar vantagem de qualquer desafio e dificuldade. Somos designers, e um modelo eficiente de trabalho a distância sempre esteve a um workshop de distância.

Se você é daqueles que prefere ficar longe dos e-mails e calls diários porque prefere conversas presenciais, você deu sorte. Nós temos aqui tudo que você precisa para ter reuniões de sucesso e liderar seu time com clareza e coesão. Vamos por partes: 

Domine seu próprio processo mental


Em primeiro lugar, como esperar que outra pessoa saiba do que você está falando se você mesmo não entende?

Já ouviu aquela frase: “Se você não consegue explicar para uma criança de seis anos, então você mesmo não entende”? É a segunda vez que eu uso essa citação no meu blog, e ela sempre vem a calhar, incrível.

Para descobrir como você pode tornar sua comunicação simples, concisa e eficaz é descobrir onde os pensamentos se tornaram complexos. Com isso, trabalhar neles, entendê-los em sua profundidade.

A complexidade pode fazer com que sua visão pareça inteligente ou dar um peso de importância maior. Mas não se iluda, sempre busque expressões claras e simples para que todos os destinatários entendam você.

Enfim, não conte apenas com a tentativa de interpretação da sua equipe. A complexidade pode levar seu time a infinitas interpretações, menos àquela que você gostaria de expressar.


Tenha respeito pelas palavras e suas conotações


De antemão, ter o vocabulário certo, no contexto certo, é crucial para uma comunicação forte.

Treine em encontrar os termos corretos para seus próprios pensamentos para não frustrar a comunicação com seu destinatário.

Ao ser capaz de verbalizar suas ideias e pensamentos de forma concisa você agiliza e otimiza o diálogo. Além disso, você constrói um relacionamento mais forte e engajado ao compartilhar suas colocações. 

Assim, esteja ciente de como as pessoas podem reagir a uma frase específica e tente evitar o duplo sentido. A menos que você tenha 1000% de certeza de que o outro lado vai entender da maneira que você pretendia.


Coloque mais emoção no seu texto


Pode ser difícil avaliar como alguém está se sentindo por meio de um texto escrito. Ler uma mensagem como “Ei, podemos bater um papo rápido?” do seu gerente pode fazer seu coração disparar se você não souber o contexto da mensagem. 

Dessa forma, adicione mais emoções nas mensagens para garantir que seu colega entenda o que você quis dizer. Se isso for apropriado na cultura da sua empresa, use emojis! Todos se sentirão muito mais relaxados se não tiverem que esperar reuniões para definir o tom de suas próximas mensagens.

Entenda que comunicação é uma via de duas mãos 

Uma comunicação forte significa monólogo zero. Sem falar por cima do outro e sem falar mais alto para conseguir o que quer.

Quando dizemos comunicação, muitas pessoas imaginam como se expressam, como soam e qual o ritmo de suas vozes. Esses são obviamente grandes componentes. Mas a comunicação é tanto ouvir, quanto falar.

Se deseja criar um diálogo eficaz, você precisa saber qual é a posição da sua equipe em relação a você. E isso só acontece fazendo as perguntas certas e, principalmente, se permitir escutá-las com atenção.

Ouvir ativamente é extremamente importante. Há muito mais coisas por trás das palavras das pessoas. Por tanto, fique atento para as nuances no tom das pessoas, suas inflexões ou por quanto tempo elas falam. Isso pode mostrar muito sobre o que elas realmente estão tentando lhe dizer.


Faça remotamente a mesma coisa que você faz pessoalmente

Não é porque estamos no contexto de trabalho remoto que você deva abandonar cuidados que você teria pessoalmente.

Não importa o local, deixar de se preparar para um workshop ou reunião só diminuirá a produtividade. Independentemente do ambiente, o espaço pode ficar superlotado, as atividades podem se arrastar ou ser vítima de busy-work. Ou seja, as pessoas vão fazer tudo menos seguir o foco da reunião. Por tanto, se você deseja que sua reunião ainda esteja orientando sua equipe para ideias boas, replique as práticas presenciais.

Para te ajudar, seguem algumas dicas:

• Convide apenas as pessoas que vão poder botar a mão na massa nas atividades definidas pelo workshop. Além deles, os tomadores de decisão e outras áreas impactadas pelo assunto precisam estar presentes

• Prepare uma agenda para o encontro

• Faça com que todos tomem notas, gerem ideias e contribuam

Concluindo, na teoria é só caminhar da mesma maneira que você caminha em um encontro pessoal. Com o mínimo de mudanças possível.


Aprimore suas habilidades de falar em público

Se você precisa de tempo para pensar antes de falar, é muito melhor fazer uma pausa. Manter a atenção em vez de preencher as lacunas com palavras desnecessárias.

Você já deve ter ouvido pessoas que falam muito rápido geralmente são levadas menos a sério. É comprovado que falar mais devagar indica maior autoridade no assunto. Pessoas que falam rápido demais tendem a supor subconscientemente que serão interrompidos. Logo, aqueles que fazem pausas e diminuem a velocidade da fala, assumem o controle sobre o que estão compartilhando.

Diminuir a velocidade não só irá gerar mais autoridade, mas também definirá um ritmo mais interessante para a reunião. Isso influenciará outras pessoas do grupo a desacelerar. Logo, todos terão tempo para ouvir uns aos outros em vez de apressar seus pensamentos.

Uma boa comunicação vem da demonstração de confiança ao falar. Não importa o quão forte seja seu vocabulário. Se as pessoas não conseguirem te ouvir com clareza, tudo pode dar errado.

Em uma sala de reunião presencial, os participantes têm ferramentas não verbais para trabalhar, como linguagem corporal e expressões faciais. Porém, no caso do trabalho remoto, tudo isso está concentrado na maneira como você usa suas palavras e na clareza delas.

Preste atenção em como as pessoas se expressam sem falar

Encoraje seu time a utilizar a câmera. 

Os componentes não verbais são grandes influenciadores na comunicação. Leva apenas 7 segundos para causar uma boa (ou ruim) primeira impressão. O que significa que antes que alguém diga qualquer coisa, eles terão falado o suficiente para fazer uma impressão. Isso se resume à linguagem e posicionamento corporal, roupas, expressão fácil e muito mais.

Embora o trabalho remoto prejudique sua capacidade de perceber dicas não-verbais, ele permite a capacidade de captar a expressão facial. Essa é indiscutivelmente a dica não verbal mais importante. Usar o vídeo lhe dará uma grande vantagem sobre aqueles que usam apenas seus microfones. Portanto, não subestime sua importância. 

Existem muitos recursos para otimizar o trabalho remoto, portanto, quanto mais preparado você estiver, mais proveito irá tirar!

Mostrar é sempre melhor do que contar. Lembre-se sempre de que o cérebro é principalmente um processador de imagens. Mesmo se você for um excelente orador, você descobrirá que recursos visuais o levarão para uma nova dimensão de comunicação. 

Para finalizar, vou compartilhar aqui minhas ferramentas favoritas. Elas maximizam não somente o trabalho remoto da Innovster, mas também os workshops que facilitamos:

Principais ferramentas para o trabalho remoto:

Google Docs – A ferramenta perfeita para compartilhar documentos, receber feedbacks e colaboração de trabalho em texto. Permite usar cores para destacar pontos e também deixar comentários.

Zoom – Por enquanto, é a melhor ferramenta para conferência em vídeo que já usamos. Zoom tem um layout clean em grid, que permite que a comunicação entre o time fique rápida e leve. Por último, promove poucas complicações técnicas alguma durante as conversas.

Miro – Como bons facilitadores de workshops adoramos um post-it, aqui na Innovster. Quando ficamos sabendo que o trabalho, seria totalmente online e não teríamos paredes para grudá-los, quase enlouquecemos. O Miro caiu como uma luva. Ele permite que você escreva em post-its e compartilhe-os em um quadro branco digital. Nele é possível votar, desenhar e muito mais. Isso realmente dá um efeito tangível, que é ótimo para manter nosso trabalho mais próximo e pessoal.

Basecamp, Trello, Asana e similares – Ferramentas de gestão de projetos já eram úteis quando o trabalho de times era presencial. Elas se tornaram ainda mais essenciais no momento de maior trabalho remoto. Logo, continuar a fazer bom uso delas, e, aliadas à ferramentas para colaboração real-time, só tem a agregar.

Para conversas mais difíceis, acione o vídeo imediatamente

Se você precisar ter uma conversa mais difícil, recomendamos mudar para comunicação por vídeo. 

Escrever para um funcionário ou um colega quando ele não está atingindo as metas é desconfortável. Torna a via que deveria ser de duas mãos, em apenas uma. Isso cria um clima ruim e não permite ter controle dos próprios pensamentos para guiar a conversa. Ao utilizar a chamada de vídeo, você terá muito mais controle sobre como seu tom está sendo interpretado. Além disso, poderá ajustar sua fala de acordo com a reação percebida.

Caso o vídeo não seja uma opção, ligações telefônicas costumam ser a segunda melhor opção.


Não tenha medo de fazer perguntas

Para começar, perguntas mostram força e não fraquezas!

Quando facilitamos, é comum ver pessoas fazendo algumas questões só para não ficar de fora da conversa. Porém, os melhores facilitadores sabem muito bem como a reunião está sendo conduzida e onde ela deve chegar.

Então confie em mim, se não entender de algum assunto, faça o máximo de perguntas para não ficar nenhuma dúvida. Isso é fundamental. O trabalho eficiente demanda um alinhamento profundo entre o time em relação às questões abordadas no workshop ou na reunião.

Por tanto, não deixe um mal entendido jogar no lixo o controle que você pode ter sobre o assunto. Faça perguntas, deixe o assunto claro na sua mente, se mantenha no loop sempre.

Afinal, como comunicar de maneira eficiente se você não consegue entender direito com o que você está lidando?

Faça perguntas e as faça com frequência. É um mantra! É a maneira mais fácil e rápida de progredir em relação aos desafios que você enfrenta .

Comunique-se excessivamente

Tem uma diferença vital entre comunicação presencial e remota: a remota dá muito mais espaço para interpretações erradas e desentendimentos.

Para combater isso, se comunique excessivamente! Se ficou alguma dúvida, alguma confusão, não deixe o assunto morrer!

Em vez de tentar acabar com sua participação o mais rápido possível, reserve um tempo para realmente se explicar. Não presuma que os outros entendam todo o processo do pensamento. Você tem que guiá-los, através de sua comunicação, direto para sua opinião.

Dessa forma, independentemente de estar enviando um e-mail ou fazendo uma chamada de vídeo rápida, planeje-se para deixar claros seus objetivos e suas intenções.

Calma, não confunda isso com bombardear sua equipe com mensagens excessivas e desnecessárias. Por tanto, não há necessidade de falar a mesma coisa por meio de uma vídeo chamada, e-mail e mensagem!

Venha conversar com a Innovster

Por último! Conte como foi aquela reunião ineficiente que aconteceu porque a comunicação não foi bem trabalhada! Espero que as dicas tenham sido úteis! Se foram, venha compartilhar suas impressões comigo.

E se quiser um workshop facilitado remotamente pela Innovster, é só entrar em contato com a gente e agendá-lo!